La transferencia documental consiste en el proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos”. (Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.9.3)

 Pasos para realizar una transferencia documental:

Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental GD-N-F-002, en el cual se identifican los expedientes a transferir.

Organizar los expedientes dentro de las Cajas de Archivo X200, identificando dependencia, fecha de diligenciamiento, número de caja y número de orden.

De acuerdo con el Cronograma de Transferencias, se realiza la Transferencia Documental.

Una vez recibida la transferencia, la Dirección de Archivo General procederá a su aprobación o devolución de la información, si esta presenta errores de diligenciamiento.