Spanish Spanish
  • +57 (8) 661 43 61 Ext. 4018
  • Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Transferencias Documentales

La transferencia documental consiste en el proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos”. (Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.9.3)



 Pasos para realizar una transferencia documental:

Image
01

Tiempos de retención documental

Verificar la documentación a transferir; esta debe haber cumplido el trámite administrativo y el tiempo de retención reflejado en la respectiva Tabla de Retención Documental de cada Unidad.
Image
02

Formato único de inventario documental (trd)

Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental GD-N-F-002, en el cual se identifican los expedientes a transferir.

Image
03

Organización de documentos

Organizar los expedientes dentro de las Cajas de Archivo X200, identificando dependencia, fecha de diligenciamiento, número de caja y número de orden.

Image
04

Cronograma de transferencias documentales

De acuerdo con el Cronograma de Transferencias, se realiza la Transferencia Documental.

Image
05

Verificación, aprobación o devolución

Una vez recibida la transferencia, la Dirección de Archivo General procederá a su aprobación o devolución de la información, si esta presenta errores de diligenciamiento.

Icontec
Acreditación Institucional
2025 Universidad Santo Tomás - Villavicencio - PBX +57 (8) 678 42 60

Campus Aguas Claras: Carrera 22 con Calle 1a - Vía Puerto López
Campus Loma Linda: Carrera 48 N° 19 - 05 Sur - Vía Acacías
Villavicencio, Meta
© Todos lo derechos reservados