Oficina de Gestión Documental

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” (Doyle, 1991, pág. 54) y fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX (Llanso, 1991, pág. 234). Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o atendiendo a su valor histórico transferidos a un archivo.

En Colombia, mediante ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y  el Decreto 1080 de 2015, se establecen los lineamientos de la gestión documental, así como el marco de referencia que determina el concepto del ciclo vital del documento y los beneficios de registrar y evidenciar  las actuaciones y funciones constitucionales, legales, administrativas y técnicas, que faciliten la eficacia, eficiencia y economía en los asuntos públicos y los relacionados con los derechos de los ciudadanos y el control que ellos hacen en la rendición de cuentas.

Bajo la dirección del Hermano José Medrano Prieto, O.P., en el año 1985 inician las funciones del Departamento de Archivo de la Universidad Santo Tomás – Sede Principal con el fin de organizar los documentos y la información histórica institucional (USTA, 1986, pág. 124). Sin embargo, hasta el año 2006 mediante el Acuerdo No. 029 del Consejo Superior, se oficializa la creación de la Oficina de Archivo General y del Comité de Archivo.

En el año 2002 comienza a funcionar la Oficina de Archivo de la Seccional Tunja, en el año 2008 mediante Resolución Rectoral No. 01 se crea el Comité de Archivo. En el año 2013 mediante Acuerdo 01 emitido por el Consejo Directivo se aprobó la estructura orgánica de la Seccional Tunja dentro de la cual se incorporó como una dependencia de la Vicerrectoría Administrativa Financiera. De igual forma mediante Resolución Rectoral No. 02, se modificó el objeto, las funciones e integrantes del Comité. En el año 2015 mediante la Resolución No. 020 de la Rectoría Seccional, se cambió el nombre de la Oficina de Archivo por “Unidad de Gestión Documental” de la Seccional Tunja, hasta la actualidad. Atendiendo las líneas de acción del Plan Integral Multicampus se cambió el nombre del Comité de Archivo a Comité de Gestión Documental mediante la Resolución Rectoral No. 18 de 2019.

En el año 2000 se crea la Oficina de Archivo de la Seccional Bucaramanga como una dependencia de la Biblioteca. En el año 2014 mediante el proceso de normalización de la Estructura orgánica se determinó que la Oficina de Archivo de la Seccional Bucaramanga, estaría adscrita a la Vicerrectoría Administrativa Financiera. En el año 2017 mediante Resolución No. 23 del Consejo Directivo se conforma el Comité de Gestión Documental, y se avala la creación del programa de Gestión Documental.

En el año 2010 se inició la conformación de los archivos de gestión de la Sede de Villavicencio tomando como referente los procesos de la Sede Principal. Posteriormente se integró al Círculo de Calidad y dos años más tarde se independizó quedando denominado Oficina de Archivo. En el año 2020 y en el marco del Plan Integral Multicampus se cambia la denominación a Oficina de Gestión Documental mediante la Resolución 3 del 28 de enero del 2020.

En el año 2013 se crea el Archivo Central de la Sede de Medellín, iniciando con clasificación, organización de todos los expedientes encontrados dentro de la Institución. Posteriormente según el Estatuto Orgánico de la Universidad Santo Tomas del año 2014 aparece dentro del organigrama aprobado por la Sede dependiendo de la Dirección Administrativa y Financiera. En la actualidad se cuenta con el Comité de Archivo el cual fue creado mediante Resolución Rectoral 01 de 2019.

Actualmente en Colombia se ha posicionado la gestión documental como un factor clave que facilita la toma de decisiones y le da un valor agregado al uso de la información de una institución para el cumplimiento de su objeto misional y su posicionamiento en entornos económicos y sociales cada vez más complejos, competitivos y cambiantes. Estos aspectos obligan a las instituciones a cumplir no solo con disposiciones reglamentarias, sino a adoptar modelos de buenas prácticas que les permitan una adecuada gestión y administración de sus documentos.

En consecuencia, en la Universidad Santo Tomás, la gestión documental se desarrolla bajo la connotación del aprovechamiento, modernización y uso de los recursos tecnológicos e innovación para la creación, trámite, organización, acceso, disposición y preservación de sus documentos, en procura de mantener su memoria institucional y la impronta de su historia, tradición y acervo documental que surge de sus funciones sustantivas en los campos de la investigación, la docencia y la proyección social, así como de su papel protagónico en los procesos culturales, sociales y económicos del país.