Orientación en el proceso de transferencia documental, conforme a lo establecido en el Procedimiento de Transferencias Documentales GD-VI-PR
De acuerdo a lo dispuesto por el Archivo General de la Nación(AGN), “La transferencia primaria consiste en el traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, una vez estos hayan cumplido su trámite administrativo y el tiempo de retención” de acuerdo a la TRD de cada Unidad Académica y Administrativa de la USTA.
Para ello nos permitimos orientar el proceso de transferencia documental, conforme a lo establecido en el Procedimiento de Transferencias Documentales GD-VI-PR
- Verificar la documentación a transferir; esta debe haber cumplido el trámite administrativo y el tiempo de retención reflejando en la respectiva Tabla de Retención Documental de cada Unidad.
- Diligencia el Formato Único de Inventario Documental GD-N-F-002, en el cual se identifican los expedientes a transferir.
- Organizar los expedientes dentro de las Cajas de Archivo X200, identificando dependencia, fecha de diligenciamiento, número de caja y número de orden.
- De acuerdo al cronograma de transferencias que se describe a continuación, realizar la transferencia de la documentación.
- Una vez recibida la transferencia, la Oficina de Gestión Documental procederá a su aprobación o devolución de la información, si esta presenta errores de diligenciamiento.
Las inquietudes, dudas o aclaraciones sobre este proceso será resueltas por la coordinación de la oficina de Gestión Documental de la Sede, a través del correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Cronograma de Transferencias Documentales
| Unidades que de acuerdo a la estructura organizacional dependen de la Vicerrectoría Académica |
Del 9 al 13 de Agosto del 2021 |
| Unidades que de acuerdo a la estructura organizacional dependen de la Rectoría | Del 17 al 20 de Agosto del 2021 |
| Unidades que de acuerdo a la estructura organizacional dependen de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera |
Del 23 al 27 de Agosto del 2021 |